情シスの委託
情シスは、企業で使用するサーバーやネットワークといった基幹システムの管理やパソコンの運用を行っている部署です。企業にとって情報システム部やシステム管理部、IT推進部など様々な名称がありますが、重要な部署であることは言うまでもありません。
今回は、情シスを外部委託する必要性やメリット・デメリットについて解説していきます。
情シスを外部委託する理由
社内にITスキルの高い人材がいない
情シス担当だからと言って、ITスキルが高い、専門知識があるとは限りません。多少パソコンが使えるというだけで情シスに配属されることもあり、セキュリティやネットワークなどに関しては手が付けられないこともあるでしょう。
外部委託すれば相談窓口として利用する事もでき、業務について対処が可能となるでしょう。
自社採用が困難
ITスキルの高い人材は需要が高く、社内で確保するのは簡単ではありません。高額な給与での求人も多く、そのコストをかけてまで専門の社員を確保できないのです。
IT人材を雇用するのではなく外部委託することで、優秀な人材を確保できます。
人件費増代のリスクを抑えたい
情シス専門の人員は、高い給与を必要とすることが少なくありません。また、情シスの業務が増えれば残業代や担当社員を増員するなどコストが増大してしまいます。
外部委託することにより、一定以上の人件費をかけることがなくなるのです。
外部委託できる情シスの業務とは
PC管理・設定
パソコンを入れ替え、導入する際の設定、動作確認などは、日業業務と異なるために作業ミスや必要以上の時間がかかるなどの問題があります。外部委託することで、作業時間の短縮や作業ミスの軽減効果が期待でき、初期不良の対応などをスムーズに行えます。
ヘルプデスク
パソコンの使用方法やサーバー・プリンターなど社内からの問い合わせに対応するヘルプデスク業務は、いつ問い合わせが入るか分からないため自分の仕事が進まないリスクがあります。
外部に委託することで本来の業務に集中できることが期待できます。
サーバー構築・保守
サーバーのメンテナンス、セキュリティ対策、トラブル対応や稼働状況の監視などサーバーの構築・保守は日常業務が多く情シス担当者の負担となる業務の1つです。
外部委託することで、管理にかかる手間を削減でき、トラブルにも速やかに対応できます。また、外部委託によってサーバーの増設・拡張などの業務も相談、依頼可能です。
ネットワーク保守
ネットワーク保守業務は、ネットワーク上で発生したトラブルに対応するものです。システムの調整、ソフトウェアのアップデートだけでなく、システムをつなぐなどの対応も求められます。
幅広い知識とノウハウが必要となる業務なので、社内での人材採用・育成の時間や負担が減り、専門的な知識・技術を持った人材にスピーディーな対応をしてもらえます。
アカウント作成・管理業務
社員に対するメールアカウント発行、ファイルサーバー権限設定やその管理業務を行うのがアカウント作成・管理業務です。
外部委託すれば、アカウントの作成を依頼するだけで各種アカウントの作成や設定を行ってもらうことが出来ます。
システム運用代行
システム運用では、システムの問題有無やアップデートの確認、ネットワーク関連業務やネットワークセキュリティ管理などを行います。
外部委託すると、ネットワーク障害にプロが迅速に対応してもらえるだけでなく、ネットワークのセキュリティ対策対応も行ってもらえます。
業務フローマニュアル作成
業務フローマニュアルの作成は、業務の可視化が出来るだけでなくどのような業務が必用なのかをチェックするためにも重要です。
業務フローを外部委託することで、作業の手間が削減できるだけでなく、不要な作業が無いかをチェックし業務フロー・手順を見直してもらえるメリットがあります。
情シスを委託するメリット
IT部門に人材を増やす必要がない
幅広い業務が必用となるIT部門は、優秀な担当者の確保が問題となっています。IT部門を外部委託することで、社内の人員を増やすことなく業務が対応できるのがメリットの1つです。
また、ITの専門家を雇う場合は相応のコストもかかりますが、外部委託することでそのコストも抑えることができます。
業務の効率化が図れる
情シスでは通常業務の他にイレギュラーな業務としてヘルプデスクやエラー対応など、その都度対応しなければいけない業務に追われることが少なくありません。
しかし、保守や運用を含めたイレギュラー業務を外部委託することで本来の業務に集中でき、残業時間の短縮や作業効率の上昇効果が期待できます。残業代が削減できるなど、コスト面の効果も期待できます。
業務の属人化を防ぐことが出来る
情シス担当者が少ないと、1人の担当者しか分からない、出来ないという属人化が起こりやすくなってしまいます。担当者が休んだ、辞めたときに分かる人がいなければ、常務に支障が出てしまいます。
情シスを外部委託することで、社内システムが明確にすることで「この人しか分からない」状態を解消できます。
情シスを委託するデメリット
社内にマニュアルなどノウハウが残りにくい
ヘルプデスクやシステム運用などを情シスを委託すると、トラブルが生じた場合は委託先に連絡して解決してもらうことになります。そのため、社内でどのような問題が発生しどう対応したかといったマニュアルが残りにくくなり、社内でノウハウとして蓄積されないデメリットが生じてしまうのです。
解決方法としては、社内で生じたトラブルについてその都度マニュアルを作成する、社内で情報を共有するといった方法があります。
想定と異なる場合がある
情シスの外部委託は、会社により対応している範囲やサービス内容が異なります。思ったよりも高い費用が
- 思ったよりも高額な費用がかかってしまった
- 契約した料金では限られた範囲のサービスしか受けられなかった
- 想定していたサービス内容と違っていた
このようなトラブルを避けるためには、以下の点に注意しておきましょう。
- どのようなサービスがあるのか
- 対応できるサービスは希望と合っているか
- 料金プラン内で対応しているサービスはどうなっているか
想定と異なるというデメリットは、契約前に確認しておくことで避けられるでしょう。
情シスの業務は外部委託することで得られるメリットが多くある
専門的な知識が必要で幅広い対応が求められる情シスは、社内担当者だけでは対応が困難であることが少なくありません。派遣を雇う、常駐サービスを使う・アウトソースするなど外部委託をすることで、業務の効率化やコスト削減が可能となるメリットがあります。
ヘルプデスクや保守・運用業務、業務フローマニュアル作成など特定の業務だけを委託することも可能です。
業者によってサポート内容やサービスは異なります。まずはどのようなサービスが行われているのか、いろいろな業者を比較することから始めましょう。
おすすめのアウトソーシング会社3選
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情シス業務を引き継げる
本社所在地・対応範囲
| 所在地 | 東京都港区港南1丁目2番70号 品川シーズンテラス24F |
|---|---|
| 対応 エリア |
日本全国 |
スク
を立ち上げられる
本社所在地・対応範囲
| 所在地 | 熊本県熊本市中央区辛島町3-20 NBF熊本ビル3階 |
|---|---|
| 対応 エリア |
応相談 |
資産管理まで依頼できる
本社所在地・対応範囲
| 所在地 | 東京都千代田区大手町一丁目9番2号 大手町フィナンシャルシティ グランキューブ19F |
|---|---|
| 対応 エリア |
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