IT資産管理

ビジネスにおいてIT機器の活用が当たり前となっている現在、社員に社用としてスマートフォンや、タブレット端末、ノートパソコンなどを支給している企業も多いことでしょう。

しかし、それらの管理は適切に行えているでしょうか？もしも齟齬があると、自社の機密漏洩といった重大なリスクにもつながります。逆に、適切にIT資産を管理することは、業務効率や生産性の向上といったメリットも期待できます。

本ページでは、IT資産管理の目的や重要性、行うべきこと、行う方法などについての情報を取りまとめてみましたので、ぜひ参考にしてみてください。

IT資産管理の作業内容

「IT資産管理」において管理すべき資産にはさまざまなものがありますが、まずは資産を「ハードウェア」「ソフトウェア」「ライセンス」の3種類に分け管理を行っていきます。

• ハードウェア：管理番号、メーカー、シリアル番号、使用している部署・拠点、使用者名　など
• ソフトウェア：コンピュータにインストールされているOSやアプリケーションの名称・バージョン　など
• ライセンス：購入したライセンスの名称とバージョン、認証番号、有効期限　など

IT資産管理を行う上では、上記のように数多くの項目について管理を行う必要があります。例えばExcelなどに手入力を行っていく方法も考えられるものの、内容が非常に多岐にわたっていることから、更新作業などに非常に手間がかかることが予想されます。

IT資産管理をアウトソーシングするメリット・デメリット

メリット

上記でご紹介したとおり、IT資産管理には非常に手間がかかり担当者の負担になるケースもあります。この点から、IT資産管理をアウトソーシングすることで「社内担当者の負担が減り、コア業務に集中できるようになる」というメリットが期待できます。また、IT部門が人員不足だった場合には、人員の不足をカバーできます。

また、アウトソーシングを行う際には、専門知識を持ったプロにお任せできるため、管理の質向上やセキュリティ対策の向上も期待できますし、不要なIT資産の購入や管理のミスを防げるなど、さまざまな面でメリットが期待できます。

デメリット

上記のようにさまざまなメリットが期待できるものの、サービス導入にあたってはデメリットについても知った上で検討する必要があります。例えば、外部に委託をすることになるために情報漏洩のリスクについては十分注意する必要があります。この点から、信頼できるパートナー選びが非常に重要となってきます。

また、外部にIT資産管理の業務をアウトソーシングした場合には、ノウハウが社内に蓄積されにくい点もデメリットとして挙げられます。いずれ自走化したいと考えているのであれば、アウトソーシングを依頼する会社とあらかじめ相談しておくことがおすすめです。

IT資産管理をアウトソーシングした事例

キッティングからIT資産管理まで一気通貫の管理体制を実現

dely株式会社では、「社内IT資産の適切な管理ができていない」という点などからアウトソーシングを活用。また同社は、IT資産の管理に関する課題のほか、「派遣社員の管理コスト増大」「社内対応に追われており、本来の業務に専念できない」といった課題も抱えていました。

アウトソーシングサービスの導入後は、IT資産管理の状況が見える化されたことに加え、社内の運用コストが軽減されてコア業務に取り組む時間の捻出ができたこと、さらにキッティングからIT資産管理まで一気通貫の管理体制を実現できたなどの効果が得られています。

情報参照元：Josys公式サイト(https://www.josys.com/jp/case-studies/how-dely-saved-time-on-it-operations-using-josys)

IT資産管理をアウトソーシングした事例

家事代行業を手がける企業での導入事例です。こちらの企業は、経営企画、IR、経理、財務、法務、労務、情シスの業務を管理部門の4名で対応しており情シスの業務にかけられる時間は限られていたことから、クロス・ヘッドの「情シスSAMURAI」を導入しています。

サービスの導入によりIT資産管理のアウトソーシングによって、社内における専任担当者の雇用や教育に要していたコストを削減するとともに、新しいノウハウや技術を活用して効率的な運用の実現につながっています。

情報参照元：CROSS HEAD公式サイト(https://www.crosshead.co.jp/service/onsite/plus_staff/case_study2.html)

IT担当者の退職に伴いアウトソーシングを導入

食品製造を手がける企業の事例です。こちらの企業では、社内IT担当者が退職することになったため、今後を見据えてIT担当をアウトソーシングしたいという要望を持っていました。

そこで、アウトソーシングサービスを導入し、運用を開始。具体的にはPCのトラブル対応、サーバーの運用管理、PCの導入、ユーザの設定、拠点間ネットワークの運用・保守などのほか、各種ライセンスやリースなどの管理もアウトソーシングで対応ができています。

情報参照元：スータブル・ソリューションズ公式サイト(https://www.suitable.co.jp/service/outsourcing/case/)

IT資産管理とは

簡単に言えば、企業が所有しているパソコンや周辺機器、ネットワークやサーバー、さらにはソフトソフトウェアやライセンス（購入したソフトウェアの使用権）といったIT資産を適切に管理すること。適切な管理を行うことで、キュリティ対策やコンプライアンス対応、コスト削減などの効果が期待できます。

IT資産管理の目的と重要性

コンプライアンスの強化

IT資産管理の目的としてまず挙げられるのが、コンプライアンス面。例えばソフトが不正にインストールされたり、ソフトの販売元と交わした契約数以上のライセンスをインストールしてしまい、損害賠償や企業の社会的信用失墜といったことが起こることもありえます。そうした事態が起こらないようにするための事前策として、IT資産管理は重要です。

内部統制の強化

言うまでもなく企業というものは固定資産を適切に会計処理しなければなりませんが、ソフトウェアも無形固定資産として計上する対象となっています。その際、誤った数を計上してしまうと、不正会計処理と見なされ、企業の信用問題となってしまいます。それゆえ、IT資産管理を日頃から適切に行い、ソフトウェアの利用状況をリアルタイムで把握しておくことが求められます。

セキュリティの強化

例えば、社用パソコンにインストールされているOSや各種ソフト、ブラウザなどが古いバージョンのままだと、マルウェア攻撃をより受けやすくなってしまいます。社内のPCのアップデート状況やセキュリティ対策の状況を正確に把握しておくことが重要です。また情報の漏洩や不正持ち出しを防止するため、USBメモリなどを接続する際のルール設定や、接続されたことが記録される仕組みを構築するといったことも、IT資産管理で行うべきことと言えます。

IT資産管理で行うこと

ハードウェア管理

企業においてIT資産管理の対象となるハードウェアには、主に以下のものが挙げられます

• パソコン
• サーバー
• USBメモリ
• 外付けHDD
• スマートフォン
• タブレット端末
• プリンター/複合機
• モデム/ルーター　など

ソフトウェア管理

企業で社員が使用するパソコンにインストールされるソフトウェア全般がIT資産管理の対象となります。一般企業であればWindowsなどのOS、WordやExcelなどのOfficeアプリケーションが筆頭。デザイン事務所などであればマックOSやアドビ系ソフトなどが挙げられます。

つまりは、業種や企業規模に応じて、個々の企業が導入しているソフトウェアすべてが対象となります。それらのソフトウェアはバージョンアップや新規購入など、状況が目まぐるしく変化するので、効率的かつ的確なIT資産管理が不可欠となります。

ライセンス管理

上記のソフトウェア管理とも密に関係してきますが、特殊で専門性の高いソフトウェアなどは、近年、オンライン上で使用権を購入しインストールするライセンス方式での販売というケースも増えてきています。その際、注意すべき事柄は、利用できる端末の数と、インストールできる回数。それらをオーバーして使用してしまうと違反の対象となってしまうので、厳格なIT資産管理が必要です。またインストールするハードウェアと紐づけて管理することも求められます。

IT資産管理を実現する方法

ひと昔前の、IT機器やソフトウェアの数が限られていた時代であれば、Excelで台帳を作成し管理するというやり方も可能でしたが、多種多彩なIT機器やソフトウェアを活用する現代のビジネスシーンにはそぐわないと言わざるを得ません。より現実的なやり方としては「IT資産管理ツールの導入」もしくは「外部委託サービスの利用」が挙げられます

IT資産管理ツールの導入

IT機器やソフトウェアを一元的かつ包括的に管理することが可能になります。例えば、利用中のソフトウェアを最新版にアップグレードするという場合、1台ずつ作業したり、作業が必要なPCを探し出したりといった手間が省けます。

一方で、ツールの種類や製造元によって、実装されている機能は様々。例えばツールAではセキュリティ強化を目的としたログ収集や監視機能が実装されているが、ツールBは非対応ということもあり得ます。導入しようとするツールにどんな機能があるのか、自社に適したものかを、慎重に吟味しなければなりません。

外部委託サービスの利用

IT資産管理作業を外部の専門業者にアウトソーシングするというやり方になります。メリットの筆頭に挙げられるのはなんと言っても、ITの知識や知見が豊富なその道の専門家に、IT資産管理を依頼することができるという点に尽きるでしょう。また、ツール導入の場合、不具合が起きた際のトラブルシューティングなどには時間がかかることが想定されますが、外部委託であればより迅速な普及や防止策を講じておくといったことも期待できます。

注意すべき点としては、委託先企業の信頼性や実績、自社のニーズにマッチしているか、費用とサービス内容が兼ね合っているかといった点を慎重に判断する必要があります。

IT資産管理の外部委託サービスを紹介

こちらでは、2021年6月28日時点で「情シス　アウトソーシング」と検索し、プライバシーマークまたはISO27001のいずれかを取得している企業を3社選出。その上で、各社の特徴や導入事例、基本情報などを取りまとめました。IT資産管理の委託先探しの参考にしてみてください。

クロス・ヘッド

様々な企業の状況やニーズに、幅広く対応

創業は1992年。IT業界での豊富な経験や知見を活かし、依頼先企業のIT環境を的確に診断した上で、最適なソリューションを提供できるとしています。

また、幅広いサービスに対応できるのもの強みであり、「IT資産管理・改善」においては、IT資産管理ソフトウェアの導入支援や運用ノウハウを提供。その他にも、週1回から依頼先企業へ出向き情シスの業務代行や業務改善をサポートしたり、情シスが抱える悩みをヒアリングして改善提案を行うといったことも請け負っています。

クロス・ヘッドの導入事例

こちらは医学論文のオンライン検索システムを運営する企業からの依頼です。新たに開発中のデータベースシステムをスムーズに稼働させるためのインフラ基盤を用意する必要があり、また既存データベースに収納されているデータの移行も行いたいということで、クロス・ヘッドに依頼しました。

依頼の決め手となったのは、今後もデータ容量が増え続けることを予見し、ストレージをクラウドのAWSとするという提案だったとのこと。導入後は無事にAWSへのサービスの移行が完了し、非常に安定したパフォーマンスを発揮しています。ユーザーからも好評を得ているとのことです。また、今後は分析やAIを活用したサービスや付加価値の拡大を目指しており、その際もクロス・ヘッドに協力を仰ぎたいとの声があがっているとのことです。

クロス・ヘッドの会社情報

クロス・ヘッドについて、詳しく見る

Total IT Helper

迅速なトラブル対応から、情シス代行まで対応

「オンラインヘルプデスク」と「情シス代行サービス」のプランが用意されており、依頼先企業のニーズや状況に応じて選べる方式となっています。前者はネットがつながらない、サービスにログインできないなどの事態に際し、迅速に対応しているプランです。

後者は、情シス部門の業務全般を委託できるというもので、日常的なトラブルシューティングをはじめ、IT活用アドバイスやネットワークの構築、サーバー運用など、ITに精通したスタッフによる、より専門性の高いプランです。

Total IT Helperの導入事例

こちらは介護事業を手掛ける事業者からの依頼です。専門の情報システム部を擁しておらず、通常の業務と並行しながら、1人情シス状態でした。そんな折、Total IT Helperの情シス代行サービスを見つけたのが依頼のきっかけだったそうです。

困っていた問題に対して真面目かつ一生懸命に取り組んでもらえたというのが、Total IT Helperへの評価です。とりわけインターネット接続に関するトラブルの際、しっかりと時間を取り、一つ一つプロバイダーなどにコンタクトを取って問題解決のために尽力してもらえたのは大変ありがたかったとのことです。

Total IT Helperの会社情報

Total IT Helperについて、詳しく見る

I team

IT企画によって、依頼者企業の業務改善を支援

そもそもITに関して、何が課題なのかを把握できていない企業には、ロードマップを作製し、取り組むべき課題を明確化するというサービスを提供しています。またアウトソーシングサービスでは、運用保守やアプリケーション構築、既存システムの維持管理やDX化の促進支援などに対応しています。

さらに、システムベンダーのコントロールに関しては、I teamスタッフが依頼者企業の一員となりサポートを受けるという方式も依頼可能です。依頼者企業の担当者の負担を軽減し、本来の業務に注力できる体制を整えることができます

I teamの導入事例

こちらは請負業務サービス会社からの依頼です。契約社員や委託会社の従業員など人の出入りが多く、アカウントの登録・削除が混乱してしまっていたとのことでした。加えて、部署やプロジェクトごとに設定するアクセス権限も、設定漏れが頻繁に起こってしまっていたそうです。そうした問題をI teamに相談しました。

ヒアリングの上でI teamは、メールサーバのリプレイスに合わせて、アカウント登録の自動化やIT担当者が部門内のアクセス権限設定を行えるように改善。さらにはI teamのインシデント管理システムとの自動連携も行ったとのことです。結果としてアカウント登録やアクセス権限の業務が大きく効率化されました。

I teamの会社情報

I teamについて、詳しく見る

   

おすすめのアウトソーシング会社3選

情報セキュリティに関する第三者認定を取得している点に注目し、その上で他にも特徴的なサービスを提供しているアウトソーシング会社を選定し、おすすめしています。

「情シスアウトソーシング」とGoogle検索し、ヒットした上位50ページのサイトのうち、公式サイトが表示された会社28社を調査。そこから、オンサイト対応している、公式サイトに事例を掲載している、プライバシーマークもしくはISO27001を取得している会社からそれぞれ選定して紹介しています。（2024年4月15日調査時点）

最短2週間で
情シス業務を引き継げる

クロス・ヘッド

引用元：クロス・ヘッド株式会社公式サイト
https://www.crosshead.co.jp/service/onsite/plus_staff/

依頼できる主な業務

改善支援

アカウント管理

キッティング

ヘルプデスク

IT企画

システム運用

クロス・ヘッド株式会社の
本社所在地・対応範囲

所在地	東京都港区港南1丁目2番70号 品川シーズンテラス24F
対応 エリア	日本全国

選定条件：プライバシーマークとISO27001を取得し、オンサイト対応、公式サイトで事例掲載をしていて、サービス導入までの最短期間を明記

最短3週間でヘルプデ
スク
を立ち上げられる

Total IT Helper

引用元：RIPPLE CORPORATE SITE
https://ithelper.ripple-call.co.jp/online

依頼できる主な業務

ヘルプデスク

IT活用アドバイス

キッティング

PC設定

IT資産管理

システム保守

リップル株式会社の
本社所在地・対応範囲

所在地	熊本県熊本市中央区辛島町3-20 NBF熊本ビル3階
対応 エリア	応相談

選定条件：ISO27001を取得し、オンサイト対応、公式サイトで事例掲載をしていて、ヘルプデスクプランがある

調達からキッティング
資産管理まで依頼できる

DRS

引用元：DRS公式サイト
https://www.drs.co.jp/

依頼できる主な業務

PC調達・処分

キッティング

IT資産管理

運用支援

レンタル・リース契約

ヘルプデスク

ディーアールエス株式会社の
本社所在地・対応範囲

所在地	東京都千代田区大手町一丁目9番2号　大手町フィナンシャルシティ　グランキューブ19F
対応 エリア	記載がありませんでした

選定条件：プライバシーマークを取得して、オンサイト対応、公式サイトで事例掲載をしていて、PC調達～キッティングまで対応している