システム運用改善

ビジネスにおいてIT活用が当たり前となった現在、情シスが担う役割はどんどん大きくなっています。具体的には、情シスが運用を行う情報システムは、業務システムと基幹システムになります。

そうした重要な役割を果たしているにもかかわらず、企業内では「嫌われる情シス」という立場に陥ってしまいがち。システムの保守運用をしているだけで、直接利益を生み出していないという見方をされてしまうからです。

そうした状況を改善するには、「攻めの情シス」への方向転換が不可欠。情シスの働きによってDX推進や生産性向上を実現すれば、情シスに対する否定的な声を黙らせることができるのです。ぜひ、本ページの内容を参考にしてみてください。

情シス不要論は本当か

企業において情シス不要論が囁かれるようになったのは、2008年のリーマンショックがきっかけとされています。それまではIT機器の導入やシステムの構築などを多くの企業が積極的に行っていましたが、リーマンショックによってそうした勢いが失速。以後、情シス部門は単なる保守・管理を行う部署と見なされるようになり、ひいては情シス不要論へと繋がってしまったのです。

関連ページ：「コストセンターと呼ばれる情シス」

関連ページ：「どうして情シスは嫌われるのか？その理由を徹底解剖！」

逆に言えば、情シスの活躍によって、企業に利益をもたらす、そのためのシステムを構築するといった結果をもたらせば、情シス不要論は間違いであることを証明できます。そのためにも「攻めの情シス」としてのアクションが求められるのです。

システム運用改善の作業内容

システム運用改善を行う際には、まずは現場の運用業務について可視化を行い、無駄な作業や非効率な作業を洗い出し、整理や自動化、最適化を行っていきます。具体的には、下記のような作業が含まれます。

業務を可視化：日常的に行っている定常業務と、イレギュラーで行う非定常業務に分けて洗い出す
業務を整理する：可視化された業務が「必要なものか」という点をあらためて確認する
運用改善を進めるための具体的な施策を検討する：自動化やツールの導入、アウトソースなどについて検討する

システム運用改善をアウトソーシングするメリット・デメリット

メリット

システム運用改善のアウトソーシングを行った場合、まずは専門知識やノウハウを持つプロによる高品質な運用改善を行えるというメリットが期待できます。特に自社にノウハウがない場合には、非常に魅力的な部分であると考えられます。

また、運用改善によって業務の効率化やコスト削減などにつながる可能性が高いといえますし、社内の人材をコア業務に注力させることもできます。このように、システム運用改善を行うにあたってアウトソーシングを利用した場合には、さまざまなメリットが考えられます。

デメリット

上記でご紹介したとおり、システム運用改善のアウトソーシングを行った場合には多数のメリットが期待できますが、その反面デメリットもいくつか考えられます。

例えば、サービス導入を行う際の業務整理や引き継ぎに一時的に負担がかかる点や、委託先とのコミュニケーションや進捗管理に手間がかかるといった面がデメリットとして感じられる可能性はあります。また、情報漏洩のリスクには十分に注意しておかなければなりません。委託先のセキュリティ体制を十分に確認し、信頼できる会社に依頼するようにすることが大切です。

そのほか、アウトソーシングを全て外部に委託した場合、社内にはノウハウが蓄積されないという点もデメリットのひとつといえます。もし将来的に自社で対応したいと考えている場合には、アウトソースする際に委託先の会社に相談してみるのもひとつの方法といえます。

システム運用改善をアウトソーシングした事例

業務フローや管理業務のばらつきを集約

株式会社ベネッセコーポレーションにおける事例です。同社では、複数の制作会社を活用してそれぞれのWebサイトを個別に運用していたことから、各サイトによって業務フローや品質管理におけるばらつきが発生していたことから、担当者への負担が大きくなるなどの課題が発生していました。

そこで同社は複数のWebサイト業務を委託業者に一括してアウトソーシングを行いました。その結果、これまでばらばらだった業務フローや品質管理などを集約可能に。結果として、業務効率化と品質の向上につながっています。

情報参照元：ビズクロ(https://bizx.chatwork.com/out-sourcing/example-os/)

アウトソーシングの導入により業務品質の向上につながった事例

タイヤ・ゴムメーカーの株式会社ブリヂストンの事例です。同社ではデータの記録や管理業務など、定型的な業務の量が膨大であったために従業員にとって大きな負担になり、リソースが不足していました。

そこで同社はアウトソーシングを導入。ノンコア業務の負担を減少させたことで、コア業務に注力できるようになっています。さらに、業務品質も大幅に向上したという効果も得られています。

情報参照元：ビズクロ(https://bizx.chatwork.com/out-sourcing/example-os/)

必要な情報を可視化し、運用改善につなげた事例

医療業界のとある会社では、機器の保守期限やユーザー管理が曖昧な状況でした。そのため、「まとめてわかりやすく管理を行いたい」「機器の不具合・トラブルに対応する時間を短縮したい」などの課題を抱えていました。

これらの課題を解決するために、保守期限や端末使用者、サーバーへのアクセス権限などを精査して可視化を行った上で、社内のシステム担当とアウトソーシング会社の担当で共有し、対応範囲の境界線を張って分担を行いました。この対応の結果、情報システム担当者を増やすのではなく、アウトソーシング会社に依頼する方が安価と判明し、費用負担も軽減。さらに各情報を可視化できたため、保守期限や機器の入れ替えタイミングなどが把握でき、社内のシステム担当の業務効率化につながっています。

情報参照元：Total IT Helper(https://ithelper.ripple-call.co.jp/information-system-success-story)

システム運用改善とは？

では、攻めの情シスへの転身を図るためには、どのような行動が求められるのでしょうか？いきなり大がかりなことを行うのはさすがに無理があります。まずは既存システムを保守・運用するだけでなく、既存システムの運用改善を行うことから始めるとよいでしょう。既存システムの欠点を見直し、より使い勝手のよいシステムへと改善を図ることができれば、情シスに対する社内の見る目も変わってきます。具体的な取り組みとしては、以下の内容が挙げられます。

システムのスリム化

既存システムを運用するなかで、予算管理や実績管理が形骸化してしまっており、作業報告に実際の作業内容が反映されない、予算案に実績が反映されず、前年度を踏襲しているだけといった事態が往々に発生しています。こうした事態は、1人の情シス担当者に依存しすぎることが原因。担当者それぞれの作業実態を可視化し、必要な作業をレベル分けしていくといったことが求められます。

サーバーの負担軽減

オンプレミス方式でサーバーを運用する方式だと、障害対応なども自社で行うことが求められ、そのための人材育成も必要となり、コストや負担も大きくなりがちです。思い切って、クラウドシステムを利用する方式に変更すれば、それらの負担を軽減でき、トラブル対応もサービス提供業者に任せられます。

システムの仮想化

例えば複数のシステムを併用していてデータベースも分散しているという場合には、統合することでプロセスが効率的になります。また世代が違うハードウェア同士で通信を行っていると、通信コストが発生してしまう場合があるので、ハードウェアの世代はなるべく揃えることが賢明です。

コスト削減対策

例えば使わなくなったハードウェアを「何かあった時のために」と保存しておくことは無意味です。上記の通り通信コストが余計にかかったり、余計な維持費も必要となってしまいます。またパソコンはリースで利用する方式とすれば、より高性能な機種が必要となった場合も、入れ替えを容易に行えます。

アウトソーシング会社を安さだけ選ぶのは要注意

情報システム部門では社内の重要な機密情報を取り扱うため、アウトソーシング会社を選ぶ際には安易に「安さ」だけで決めてはいけません。まずは、情報の取り扱いがしっかり行われていることを大前提にすることが必要です。

知らないと損をする重要なポイントを押さえつつ、おすすめできるアウトソーシング会社をご紹介します。これにより、リスクを下げた情シスアウトソーシングの選択ができるようになります。

情シスアウトソーシング会社
おすすめ3選を見る

システム運用改善の外部委託サービスを紹介

こちらでは、2021年6月28日時点で「情シス　アウトソーシング」と検索し、プライバシーマークまたはISO27001のいずれかを取得している企業を3社選出。その上で、各社の特徴や導入事例、基本情報などを取りまとめました。システム運用改善の委託先探しの参考にしてみてください。

クロス・ヘッド

様々な企業の状況やニーズに、幅広く対応

1992年創業。IT業界での豊富な経験や知見を活かし、クラウドサービスやサイバーセキュリティ、システムの運用・監視サービスなど様々なソリューションやサポートを提供しています。依頼先企業のIT環境を的確に診断した上で、最適なプランを提案できるのが強みです。

システム運用改善では、既存システムのクラウドへの移行や、顧客データのクラウド移行などの実績を多く残しており、さらにはサーバーの仮想化ソリューションや、各種のプラットフォームの導入支援、AWSへの移行や活用支援なども幅広く手掛けています。

クロス・ヘッドの導入事例

こちらはアパレル業を営む企業からの依頼です。以前は基幹システムとExcelで在庫管理を行っていたものの、更新ミスなども多く、リアルタイムでの正確な情報が分からない、複数のファイルが存在していてどちらが最新か分からないといったトラブルに直面していたそうです。

そんな折、たまたまIT関連のセミナーに出向いたところ、　クロス・ヘッドのSAPoTToを知りました。担当者から話を聞き、予算の面でも機能の面でも、同社に適していると導入を決断。在庫がリアルタイムで把握できるようになり、業務効率が大きく向上しました。とりわけ欠品や出荷ミスが大幅に減少したことで、取引先からの信頼も大幅にアップしたそうです。

クロス・ヘッドの会社情報

対応エリア	公式サイトに記載なし（拠点は東京と名古屋にあり）
営業時間	公式サイトに記載なし
電話番号	03-4405-7911
公式HP URL	https://www.crosshead.co.jp/

クロス・ヘッドについて、詳しく見る

Total IT Helper

依頼者企業の、情報システム部として課題解決

Total IT Helperでは、依頼を受けた企業の、情報システム部としての役割を代行し、IT業務の課題を解決することが使命であると考えています。ネットがつながらない、サービスにログインできないなどのよくありがちなトラブルから、運用している現行システムの是非や適正、改善策を判断して欲しいという依頼まで、幅広く対応しています。

とりわけ「情シス代行サービス」のプランでは、IT活用アドバイスやネットワークの構築、サーバー運用など、より専門性の高いサービスを、ITに精通したスタッフが請け負います。

Total IT Helperの導入事例

こちらは「情シス代行サービス」を利用する大規模小売店運営業者のケースです。当初は情シス代行とはどんなものか、得体が知れないという不安もあったとのこと。しかし、実際にサービスを依頼してみると、ITやシステム、他社製を含めたソフトやアプリケーションの知識の豊富さに感銘を受けたとのことです。

またサービスのレベルに加え、Total IT Helperの担当者の人柄も高評価しています。システムの改善に関しても出来る限りのサポートを行ってくれていると実感できており、言葉づかいも大変丁寧であり、これらの点も、Total IT Helperにサービスを依頼し続ける理由となっているそうです。

Total IT Helperの会社情報

対応エリア	公式サイトに記載なし
営業時間	9:00～18:00
電話番号	0120-890-880
公式HP URL	https://ithelper.ripple-call.co.jp/

Total IT Helperについて、詳しく見る

I team

ITに関する、3つのサービスを柱として提供

I teamでは「IT企画サービス」、「アウトソーシングサービス」、「情シスソリューションサービス」を3つの柱として掲げています。パソコンの活用が当たり前となり、システムやネットワークの活用も増え続けている今、なおITに関して、何が課題なのかを把握できていない企業はまだまだ多いというのが実情です。

そこでI teamでは、依頼者企業が取り組むべき課題をロードマップで明確化したり、システムの運用保守やアプリケーション構築なども幅広く対応しています。さらにはI teamスタッフが依頼者企業の一員となり、より専門性の高いサービスを提供するといったやり方もとっています。依頼者企業の担当者の負担を軽減し、本来の業務に注力できる体制を提供できるからです。

I teamの導入事例

こちらは医療における検体検査を請け負っている企業のケースです。業務拡大を目的に新規事業を開始したものの、在庫管理や販売管理、顧客管理などすべてをExcelと紙ベースで行っていたため、情報がバラバラで紐づいていない状態となってしまっていました。

相談を受けたI teamでは、煩雑化している業務のシステム化を提案しました。問合せ対応、営業管理、在庫管理、販売管理、人事などの情報を、業務プロセスごとに必要なものとそうでないものに整理し、業務フローも整理。その上でkintoneでの一元管理を導入したことで、業務効率が改善しました。現場の状況もリアルタイムで把握できるようになりました。

I teamの会社情報

対応エリア	公式サイトに記載なし
営業時間	公式サイトに記載なし
電話番号	06-6537-9350
公式HP URL	https://i-team.co.jp/

I teamについて、詳しく見る

所在地	東京都港区港南1丁目2番70号品川シーズンテラス24F
対応エリア	日本全国

所在地	熊本県熊本市中央区辛島町3-20 NBF熊本ビル3階
対応エリア	応相談

所在地	東京都千代田区大手町一丁目9番2号　大手町フィナンシャルシティ　グランキューブ19F
対応エリア	記載がありませんでした