Jooto
Jootoは日本語と英語の両方に対応しているクラウド型のプロジェクト・タスク管理ツールで、ドラッグ＆ドロップといった単純操作でプロジェクト管理が行えます。直感的に利用しやすいインターフェースが強みとなり、多くの利用者がアカウント登録をしています。
Jootoのトラブルシューティング
カレンダーに反映されない
JootoにはGoogleカレンダーにタスクを反映させる機能があります。この機能を利用しようとしてタスクが反映されない場合、必要な条件を満たしていない可能性があります。Googleカレンダーにタスクを反映できる条件は「自分がタスクの管理者である」「開始日・締切日が両方設定されている」「任意のプロジェクトが任意のカレンダーと連携されている」「Googleカレンダーの連携後に担当者・開始日・締切日の設定がされている」必要があります。Googleカレンダーとの連携を設定する前に、登録しているタスクは担当者や開始日・締切日のいずれかを連携後に再設定してみましょう。
メインのGoogleカレンダーと分けて管理したい
Jootoに登録しているタスクをGoogleカレンダーと連携させたいものの、普段利用しているGoogleカレンダーとは別で管理したい場合、メインアカウントではない別のGoogleアカウントに連携させることでGoogleカレンダー上にてJootoと連携しているタスクの表示・非表示を切り替えることが可能です。まずはメインと新規のGoogleアカウント同士の連携を行い、新規のGoogleカレンダーをJootoと連携させます。あとはメインのGoogleアカウント上で新規のGoogleアカウントの予定を表示する設定をお好みの状態にすることで分けて管理することができるようになります。
エクスポートしたファイルが文字化けする
Jootoのエクスポート機能を利用するとCSV形式でのファイルの切り出しが可能です。しかしながらコメント内の絵文字も出力できるような文字コードで出力される都合上、エクセルで開くと文字化けしてしまうことがあります。そういったトラブルが発生した場合には、エクセル上で「Power Query」という機能を使う事で文字化けせず開くことができます。具体的には「データ」タブの「テキストまたはCSV」からでデータを取り込み、「元のファイル」項目の文字コードで「Unicode(UTF-8)」を選択し読み込みを行います。
パスワードを忘れてしまった
Jootoへのログインパスワードを忘れてしまった場合、パスワードのリセットと再設定を行うことができます。ログイン画面にある「パスワードをお忘れですか？」をクリックし手順に沿って処理を行いましょう。ただし、GoogleアカウントやFacebookアカウントでJootoアカウントを作成した場合、GoogleやFacebookそれぞれのプラットホーム上でパスワードをリセットすることをお忘れなく。
アカウントのメールアドレスを変更したい
使用しているアカウントのメールアドレスやパスワードを変更したい場合、ログイン後に「マイアカウント」から変更することができます。マイアカウントで変更できるのはメールアドレスとパスワードのほか、プロフィールアイコンの画像とディスプレイ名。それぞれの変更についてはマイアカウント画面に表示される手順に従えば簡単に行うことができます。
招待された組織に参加できない
別のユーザーから組織に招待された際、招待メール内の「参加」ボタンを押下しても新規組織の作成画面に移動してしまうことがあります。その場合、新規組織の作成画面はキャンセルすることができないためそのまま一旦組織を作成するようにしましょう。この際に作成した組織は後から削除することができます。必須項目以外は特に入力せずに新規組織の作成を進め、完了したら一度ウインドウを閉じて再度招待メールからアクセスを行います。アクセスした画面の左上に招待されている組織の名称が表示されていれば成功です。
メンバーが追加できない
メンバーの追加ができない場合、組織権限かユーザー数の確認をしましょう。組織にユーザーを招待することができるのは管理者か有料プランのアカウント管理者のみです。組織権限が「スタッフ権限」の場合は直接招待することはできませんので、管理者やアカウント管理者からユーザーの招待をしてもらうか、自身の権限をスタッフ権限から管理者もしくはアカウント管理者権限に変更してもらうしかありません。また、1組織につき4名までは無料で利用できますが、5名以上で利用する場合は追加ライセンスの購入が必要です。招待できない場合には現在のプラン状況も確認してみましょう。
タスクやプロジェクトを削除してしまった
Jootoでは削除したタスクやプロジェクトを復元することはできませんが、アーカイブしたタスクやプロジェクト、リストは復元することができます。プロジェクトリスト上のアーカイブアイコンをクリックし、アーカイブ一覧から該当するプロジェクトを選択するとアーカイブメニューから復元できます。
スムーズな運用で効果の最大化を
Jootoのようなプロジェクト・タスク管理ツールはスムーズに運用してこそ、その効果が最大化されます。そのためトラブル発生時の対応を事前に検討しておくことで、イレギュラーへの柔軟な対応が可能になるでしょう。場合によっては運用・保守のアウトソーシングも検討しましょう。
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