Microsoftが提供しているプログラミング言語「VBA」
VBA（Visual Basic for Applications）は、MicrosoftのMS Officeに標準搭載されているプログラミング言語。Word、PowerPoint、Access、Outlook、Internet Explorer、Microsoft Edgeなどに実装されている拡張機能です。
ちなみに、パソコン業務を自動化するRPAとは異なります。RPAは難しい専門知識がなくても使えますが、VBAは高度な知識とスキルが必要。システムやアプリとの連携ではRPAの方が勝っています。
情シスの敵！属人化Excel
属人化Excelとは
属人化とは、業務内容や作業進捗状況が担当している人だけにしかわからない事を表す言葉です。属人化Excelとは、Excel作業も属人化と同じく、中身や使い方が担当者にしかわからなくなってしまっている状態をいいます。
属人化Excelの危険性
属人化Excelでは、ファイルの制作意図やプロセスが共有されなかったり、担当者の主観で作成されたりと、業務のブラックボックス化が進行しやすいです。他の社員の把握できないケースもあり、作業効率や組織全体の生産性の低下が危ぶまれます。
また、担当者の異動・退職時における影響も少なくありません。誰も使えないので一から教える事になり、他の業務にも響く可能性もあります。引継ぎが事前にわかっていればまだマシですが、不測の事態で急に不在となった場合は最悪です。業務に支障が出て停止せざるを得ないこともありえます。
属人化Excelができてしまう理由
属人化Excelが起こる大きな理由は、Excelの使いやすさにあります。事務作業ツールの定番として様々な所で使われており、初歩的な入力作業であれば誰もが難なくこなせます。ただ、Excelの操作に詳しい人が作ったファイルには、便利だけれども知識がないとできない設定なども盛り込まれていて、Excel初心者に同じレベルのものを創ることはできません。
よりできる人に依頼するのは当然ともいえる結果ですが、その事が特定の人にしかできない属人化Excelを引き起こすことになります。作成者が退職もしくは移動してしまうことで運営が難しくなる事態も想定されますので、そうした場合の業務への影響が懸念されます。
属人化Excelを生まないために
Excel研修をする
属人化Excelを回避するには、Excel研修などでチーム全体のExcelへのリテラシーを高めるのが良いです。誰か特定の人に任せるのではなく、誰に頼んでも同じレベルで作れる、わかるようにすることで業務の透明性が保たれます。
また、Excel研修などを実施することは社員のスキルアップになり、レベルの高い社員は会社の財産になります。先行投資としての意味もあります。
VBA作成やRPAツールなどの導入で全体を可視化
脱属人化Excelでは、Excelで擬人化されている部分を洗い出し、VBA作成やRPAなど他のシステムに部分的に置きかえるのも一つの解決策となります。可視化ツールを使う事で、業務フローが整理しやすくなります。ただ、その効果については十分に検証・分析する必要があります。
情シスのためのVBAを紹介！
夜間バッチのVBA
Windowsに備わっているタスクスケジューラでは、自動処理「夜間バッチ」を起動することができます。タスクスケジューラーからbat実行、vbs実行、複数のvbsを実行の流れでおこなわれ、指定したExcelファイルの自動処理も可能。毎回同じ作業であれば、マクロ化した方が良いです。
ActiveSheetの設定方法
Worksheet型の変数にActiceSheetの値を変数に入れる事で操作可能になります。「シート.Name」で、正しく取得できているか確認。そして、「Worksheets(シート名).Activate」と書くだけで指定のシートをアクティブにすることができます。
おすすめのアウトソーシング会社3選
情報セキュリティに関する第三者認定を取得している点に注目し、その上で他にも特徴的なサービスを提供しているアウトソーシング会社を選定し、おすすめしています。
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情シス業務を引き継げる
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