「Google Workspace」の導入事例
Google WorkSpaceとは
「Google Workspace（グーグル ワークスペース）」は、Googleのサービスをビジネス向けにパッケージングしたグループウェアツールです。クラウドサービスなので、ログインするだけでどこでも同じように仕事ができます。
導入するメリット
GmailやGoogleドライブなど、会社でGoogleのアプリケーションを使用している場合、Google Workspaceの導入により安全で効率的に作業することが可能です。Googleは、カスタム設計されたサーバを構築し、独自のオペレーティングシステムを実行することでセキュリティと性能を確保しています。
導入するデメリット
Googleのアプリケーションはさまざまな種類があるので、すべてを使いこなすのは困難です。しかしながら、一部のアプリケーションのみを利用するための料金プランなどは用意されていないため、利用者1人当たりの月額費用がかかってきます。また、国外にデータを保管することになるため、社内ルール上可能かどうか確認することも必要です。
Google WorkSpaceの導入事例
株式会社エー・ピーカンパニーが株式会社 USENに依頼した事例
課題
120もの店舗と本社の間で、売上・顧客に関するデータや教育・広告に関する情報をやり取りすることに手間がかかっていました。事業を拡大すればするほど、コミュニケーションコストが膨大になっていたのです。すでに店舗ではフリーメールを使用していたこと、複数のサービスを使うと管理や運用が大変になってしまうことから、Google Workspaceを導入しました。
導入後の効果
どこからでも売上などの集計データを更新できるようになり、権限設定もできるため管理しやすくなりました。複数店舗の複数の担当者が同時に更新したとしても、「誰が、いつ、どのように更新したか」が記録されるため、ドキュメント更新に混乱を生じさせません。ドキュメントを更新した際に、ファイル上でメッセージを送ることもでき、スムーズに情報共有できるようになりました。作業の手間が減っただけではなく、チームワークも円滑になっています。
株式会社 USENとは
株式会社 USENは、IoTプラットフォーム事業や音楽配信事業、エネルギー事業を行う会社です。10年以上、Google Workspace（前身のGoogle AppsとG Suiteを含む）の再販に携わっています。
参照元：Google Workspace（https://workspace.google.co.jp/intl/ja/customers/ap-company.html）
株式会社ボイスが株式会社電算システムに依頼した事例
課題
約2,600名のパート社員への指示・報告をスピードアップさせ、定例の役員会議の交通費や移動時間を削減させるために、Google Workspaceを導入しました。Google Workspaceは、ネットワークの負荷が大きくなく、利用者制限がなく、音質も良好である点が、ほかのサービスを異なっています。導入にあたっては、ISO9001の考えに基づき、従業員がスムーズに使えるようマニュアルを整備しました。
導入後の効果
ウェブ会議ではハングアウトを使用していますが、人数制限がなくネットワークも安定していて使いやすいです。マイクスピーカー、ビデオカメラ、液晶テレビを接続し、いつでも遠隔で会議ができ、翌週には社内で報告できるといった体制が取れています。社内のコミュニケーションも、インスタントメッセージで簡単に行えるようになりました。Googleカレンダーとグループウェアを連携し、効率的にスケジュールも管理できています。
株式会社電算システムとは
株式会社電算システムは、ITソリューションやサービスの導入支援を行う会社です。2006年からGoogleのサービスに注力しており、豊富な知識や実績を保有。既存システムからの移行だけでなく、セキュリティやシステム連携も行っています。
参照元：Google Workspace（https://workspace.google.co.jp/intl/ja/customers/bois.html）
株式会社まどかが株式会社ストリートスマートに依頼した事例
課題
もともと一般的なメールソフトを使用していましたが、社内ベンチャーが増えていくなかで、外出先でもメールチェックできるよう、クラウドメールサービスの導入を検討していました。費用が高くなく、カレンダー機能が充実しており、大手が運営しているサービスであることからGoogle Workspaceを導入。メール・カレンダー・ドライブと、本当に必要な機能のみを使用しています。
導入後の効果
顧客情報や会議の議事録の共有などが効率的に行えるようになりました。グループ全体でGoogle Workspaceを使用していますが、アクセス権限を設定できるため、グループと社内で分類できるのも便利です。Google Workspaceを使用している取引先とは、必要なデータの最新版もすぐに共有できます。現場のシフト調整や顧客の予約管理にも活用。データの管理に時間のロスがなく、情報を更新した際に別途報告する手間も省けています。
株式会社ストリートスマートとは
株式会社ストリートスマートは、ITを活用した売上アップ・業務効率化・コミュニケーション活性化をサポートする会社です。Google Workspaceの活用状況を無料で分析・診断できる「Master Report」も提供しています。
参照元：Google Workspace（https://workspace.google.co.jp/intl/ja/customers/eau-madoca.html）
ツールの導入のみで業務効率化は難しい
Google Workspaceは導入しやすいツールですが、導入しただけで効率化が実現できるわけではありません。業務の洗い出しなど、導入の前にしっかりと準備することが大切です。多くの導入事例を知り、実績のある会社に情シス部門をアウトソーシングした方が、ツールをより効果的に活用できるでしょう。
おすすめのアウトソーシング会社3選
情報セキュリティに関する第三者認定を取得している点に注目し、その上で他にも特徴的なサービスを提供しているアウトソーシング会社を選定し、おすすめしています。
「情シスアウトソーシング」とGoogle検索し、ヒットした上位50ページのサイトのうち、公式サイトが表示された会社28社を調査。そこから、オンサイト対応している、公式サイトに事例を掲載している、プライバシーマークもしくはISO27001を取得している会社からそれぞれ選定して紹介しています。（2024年4月15日調査時点）
情シス業務を引き継げる
本社所在地・対応範囲
| 所在地 | 東京都港区港南1丁目2番70号 品川シーズンテラス24F |
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| 対応 エリア |
日本全国 |
スク
を立ち上げられる
本社所在地・対応範囲
| 所在地 | 熊本県熊本市中央区辛島町3-20 NBF熊本ビル3階 |
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| 対応 エリア |
応相談 |
資産管理まで依頼できる
本社所在地・対応範囲
| 所在地 | 東京都千代田区大手町一丁目9番2号 大手町フィナンシャルシティ グランキューブ19F |
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| 対応 エリア |
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