情シスのベンダーコントロール術
「仕事ができる！」と思われる情シスは、自分の業務効率が良いだけではなく、ベンダーコントロールも上手な傾向があります。情シスとベンダーとの関係は会社によりやや異なるため、その点も考慮しながら情シスはうまく立ち回る必要ようにしましょう。
情シスとベンダーの関係を整理しよう
新規ベンダーは、クライアント企業の業務を知らない状態からベンダーとしての仕事をスタートさせます。この場合、ベンダーにおける業務理解を進めるため、また「あるべき姿」を提案してもらうため、あえてドキュメントをベンダーに作成してもらいます。
一方で常駐ベンダーは、すでにクライアント企業の業務を知っている状態です。この場合、ドキュメントの作成や「あるべき姿」の提案は、ベンダーではなく情シスが担当します。その後のプロジェクトを進める上で、情シスがリードしなければなりません。
このように、情シスとベンダーとの関係は、会社によってやや異なる場合があることを理解しておきましょう。
情シスとベンダーのあるべき関係性とは
ベンダーに無理な要求をごり押ししたり、ベンダーの仕事を評価もせず丸投げ状態にしたりする関係では、自社にベンダーを入れる意味が薄れます。情シスとベンダーは、パートナーの関係。くれぐれも「お金を払っているんだから、情シスのほうが立場は上」と思ったり、ベンダーのマネジメントを放棄したりしないようにしましょう。
両者のあるべき姿は、お互いに同じ目標を持つ仲間であることを理解しながら信頼関係を築くこと。その信頼関係を基に、ベンダーから積極的な提案を引き出せる関係を構築するようにしましょう。
成果を引き出すベンダーコントロール術6つ
ベンダーから成果を引き出すために情シスが心得ておくべきテクニックに関し、以下6つのポイントを見ていきましょう。
プロジェクトチームとしてかかわる
古い体質の企業の中には、「お金を出しているのだから、情シスのほうが偉い」という感覚を持っている人もいるようですが、少なくともシステム系のプロジェクトにおいて上下関係は不要。同じプロジェクトチームの仲間としてベンダーを招き入れる姿勢が、まずは基本中の基本です。
徹底した認識統一
全てをベンダーに任せきりにするのではなく、情シスは積極的にベンダーと状況認識を統一させる必要があります。最低でもベンダーの認識の概要だけは共有しなければ、同じ方向を向いてプロジェクトを進めていくことができません。
契約前にプロジェクトのゴールを明確にする
ベンダー契約を行う前に、プロジェクトの設計やタスク、スケジュールなど、ゴールに向けた細部を明確にしておきましょう。また、スケジュールにはある程度のバッファを設けておくことも大変重要です。
契約内容・役割分担を明確にする
契約直後の段階では、情シスもベンダーもプロジェクトの実現に対して楽観的な傾向があります。
しかしながらプロジェクトが進行するにつれ、想定外の様々な課題に直面することもあるでしょう。そのような際、互いのトラブルへ発展しないよう、あらかじめ契約内容や双方の役割分担を明確にしておくことが大切です。
ベンダーからの要望は迅速に対応する
ビジネスの基本はクイックレスポンスですが、情シスとベンダーとの関係においても、クイックレスポンスは非常に大事な要素。ベンダーから何らかの要望が入った場合には、可能な限り迅速に回答しましょう。クイックレスポンスが互いの信頼関係構築につながり、ひいてはプロジェクト推進の円滑化にも貢献します。
文書化して記録を残す
プロジェクト推進の途中で何らかの問題が生じた際、問題の迅速な解決や責任の所在を明らかにするため、会議や打ち合わせなどの内容を議事録として文書化しておくようにしましょう。
あるべき関係を理解して信頼関係を深めることが大切
情シスは、ベンダーとのあるべき関係性をよく理解する必要があります。決して傲慢にならず、また、決してマネジメントを放棄せず、互いに深い信頼関係を築いて同じプロジェクトの達成を目指しましょう。
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