チャットボットの導入
企業のホームページなどで目にする機会が増えているチャットボット。お客様が企業や商品・サービスに対して質問し回答するという使い方だけでなく、社内で活用することにより情シス担当者の業務負担の軽減を実現できます。今回は、チャットボットのメリットや導入事例について紹介します。
チャットボットで情シスはどう変わる？
チャットボットは、「チャット」と「ロボット」であり、人工知能を活用して自動で会話をするプログラムです。
テキストに入力された質問に自動で返信を行ってくれるため、パターン化された質問であれば担当者の手を煩わせることなく自分自身で解決することができます。
チャットボットのメリット
- 情シスへの問い合わせ件数を削減できる
- 対応が自動化できる
- 定型パターンの問題であればすぐに対応・解決できる
パソコンのセットアップやネットワークトラブル、パソコンの動作不良など、ヘルプデスクに寄せられる定型質問をチャットボットに登録することで、情シス担当者が1件1件対応する必要がなくなるだけでなく、適切な回答をすぐに導き出してくれることでスピーディーな解決が可能となるのです。
チャットボットで業務改善できた事例
大和財託株式会社がエムオーテックス株式会社に依頼した事例
課題
情シスの問い合わせ業務の負担軽減目的として、チャットボットの導入を検討しました。
導入後の効果
バックオフィス特化型FAQチャットボット「SYNCPIT」を導入。問い合わせを自動化することで、問い合わせ件数が減少しました。導入効果は削減できた問い合わせ対応時間が表示されることで視認できており、今後は自分で調べることの浸透を図るよう考えています。
参照元：エムオーテックス株式会社(https://www.syncpit.com/about/)
エムオーテックス株式会社とは
エムオーテックス株式会社は最新技術により多くの製品を開発。設立当初からネットワークセキュリティ一筋の会社として技術力・製品力を高めてきました。情シスの業務がほとんど理解されていない現状を変えるためのサポートや、企業のセキュリティリテラシー向上のためセキュリティブックを無償でWEBサイトに公開しています。
チャットボットで業務改善できた事例
リコージャパン株式会社が株式会社リコーに依頼した事例
課題
経理関連の手続きや処理方法に関する問い合わせ対応が本来の経理業務の効率化や生産性向上の妨げになっており、働き方改革推進も阻害していました。また、経理関連マニュアルが散在していることで社員がどこを探せば良いのかが分かりづらくなっていました。
導入初期は必要な項目のみに限定して準備を進め、チャットボットについて社内に周知するためにPC立ち上げ時にポップアップを表示させるなど工夫しました。
導入後の効果
チャットボットを導入したことで、電話の問い合わせが3か月で1,000件減少。代表着信も減ったことによりリモートワークもやりやすくなりました。更に、解決までの時間や経理部担当者の問い合わせ対応時間も大幅に短縮しました。
参照元：RCOH Chatbot Serviceスペシャルサイト(https://promo.digital.ricoh.com/chatbot/case/keiri/)
株式会社リコーとは
株式会社リコーは、複合機やプリンターなどのオフィスプロダクツ、ITインフラやコミュニケーションなどのビジネスサービスを始め、社会インフラやヘルスケア、カメラ、産業プロダクツなど幅広い業務を行っています。国内外に事業所を持ち、人々の「はたらくの変革」に取り組んでいます。
チャットボットで業務改善できた事例
横河レンタ・リースがNDIソリューションズ株式会社に依頼した事例
課題
1,000人もの社員がいる中で3～5人でのヘルプデスク対応を行っており、1日当たり30件以上の電話問い合わせに追われていました。同じような質問が多く1つ1つの処理は困難ではありませんが、その都度業務時間を取られていました。
また、マニュアルを作成しても電話での問い合わせは減らず、業務を圧迫していました。
導入後の効果
導入後は言葉の揺らぎによりチャットボットをうまく活用できないことはありましたが、iPhoneやメール、PC操作に絞った運用を始めたこと、週に1日電話応対しない人作成したことでチャットボットの利用者が増加。情シス担当者の業務負担が軽減しました。
また、問い合わせをする社員からも、電話よりも早く回答を得られる、今更聞けないことでも質問できるという声があがり、電話対応は当初の10分の1まで減少することができました。
参照元：mediaエンタープライズ(https://www.itmedia.co.jp/enterprise/articles/1901/17/news006_4.html)
NDIソリューションズ株式会社とは
AIチャットボットを始めとする先端技術やマイナンバー・勤怠管理や経費精算自動化システムなどの現場力向上ソリューション、人事・総務向けソリューションなど、企業の経営課題や業務・IT課題解決のために多彩なサービスメニューを用意しているNDIソリューションズ株式会社。
メーカー保守終了を迎えたハードウェアに対する延長サービスにも対応し、対応エリアは全国100拠点以上となっています。
チャットボット導入で情シスの負担減少と社員の満足度向上を実現しよう
情シスのヘルプデスク業務にチャットボットを導入することで定型の質問に対してはチャットボットに任せることができるようになります。
新たな取り組みをすれば、それだけ情シスの負担が大きくなります。チャットボットなど外部のシステムを導入するなど、業務効率化のための方法を検討しましょう。
おすすめのアウトソーシング会社3選
情報セキュリティに関する第三者認定を取得している点に注目し、その上で他にも特徴的なサービスを提供しているアウトソーシング会社を選定し、おすすめしています。
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情シス業務を引き継げる
本社所在地・対応範囲
| 所在地 | 東京都港区港南1丁目2番70号 品川シーズンテラス24F |
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日本全国 |
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を立ち上げられる
本社所在地・対応範囲
| 所在地 | 熊本県熊本市中央区辛島町3-20 NBF熊本ビル3階 |
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応相談 |
資産管理まで依頼できる
本社所在地・対応範囲
| 所在地 | 東京都千代田区大手町一丁目9番2号 大手町フィナンシャルシティ グランキューブ19F |
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